(2023/10/03)幹部培訓1 - 企劃結案/年度計畫&財務管理(林大安)
繳交資料
繳交企劃書
- 希望在抄企劃書的時候可以去了解一下為甚麼需要這些東西
- 內容跟經費最重要
- 不要有天馬行空的想法
- 期初大會聽完回去轉告知其他人
- 活動開始前七天交(前七天才交可能會經費申請不多)
辦理模式
- 主辦 -由單一社團全權負責活動
- 合辦 -由兩個以上共同負責活動
- 協辦 -只出錢不出力 不會對活動負其他責任
指導單位一定寫 課外活動組
企劃書四項原則
- 活動緣起
- 活動目的(質化)
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用文字敘述
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活動目標(量化)
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用數字呈現(效益)
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預期效益
活動目標跟預期效益最看重
企劃書的其他東西
集會申請表
多元學習核心能力指標
記得要改 教育部會看
須知
務必要自己手動打勾 沒打勾出事要負責
預算
活動經費預估
- 先評估有沒有報名機制 以人數作估算
- 詢價: 先去問報價(如場地費印刷費) 問完再填
Q:出去辦活動 場地費人頭計算 要寫嗎? A:備註要寫幾個人 怎麼算等(ex:以人頭計算，一人...)
- 住宿費場地費獎金 向學生會申請的條目 會從學生會費撥款
- 活動總預算要寫
- 社團自籌一定要有
- 不向學生會課外組申請補助 要寫0
Q:一個社團可以申請的金額大概是多少? A:會按照企劃書 活動性質投入不同的科目 每一個科目金額都不同(總共科目可用的額度共100萬)(最近對大專院校的補助在降低 可能會少於100萬 學生數下降也會跟補助金下降有關)
結案怎麼寫
紀錄表四項原則
- 參加人數 -參加活動總人數有包含工作人員
- 內容摘要 -簡述
- 核心能力量表與滿意度 -問卷調查
- 活動成效檢核 -針對企劃書的「活動效益」評估是否有達成
結算
發票寫多少就寫多少 實報實銷 企劃申請多少 最多就多少 結算表多報自己吸收
發票
感熱發票一定要複印，付印後貼在原發票底下
- 直式一次最多貼四張、橫式一次最多兩張
- 總金額和工作項目要寫
- 自己寫的空白發票 合計新台幣的金額寫數字的國字大寫
採購注意事項
- 單筆超過一萬需要跑請採購(附三張估價單)
- 超過兩萬也要跑
- 發票沒有品向名稱須補細項並簽名(如勝立的發票)
學生社團活動申請與結案注意事項
- 抬頭寫大同大學
- 三聯式的一、二聯都要貼
- 買保險的名單要附
- 交通工具票根
- 車票請蓋證明章
- 申請印刷費要在結案書內把印的東西檢附一份
- 報價單上請廠商按大小章
- 時間和結案書及申請活動時一樣
Q:計程車? A:請司機印乘車證明單(上面簽自己的名字) 若是線上刷卡則出示帳單及刷卡紀錄
社團辦理行政事務
財務管理
- 可以只有一個人負責財務及總務 但社團組織章程要寫清楚
如何做好財務管理
- 職責的劃分
- 法規的制定
- 正確的心態
- 依法行政、按部就班
職責劃分
- 社團章程的規定
- 財務組、總務組的權責劃分
- 通常會加組別的權責說明
法規的制定
- 財務管理辦法(包含對內請款、查核、稽核)
- 提領經費原則及流程(SOP/畫流程圖)
- 印鑑管理分配
- 歷屆移交必備資料
- 說明經費來源及支出項目(出現辦法內沒寫的項目由幹部開會決議「將項目排入辦法內」(若常用)或是「當個案處理」(若不常用，盡量避免))
- 對內報帳流程(簡述)
- 收取社費規定、金額、方式
- 其他規定
- 辦法修改流程
- 社團請款SOP
- 每月請款結帳日
- 請款流程(查核順序) -> 可繪製圖表
- 請款注意事項
- 發票核銷方式
- 其他
- 辦法修改流程
- 審核機制(報表)
- 編制每月財務報表
- 日記帳
- 月記帳
- 年報表
- 預算表
- 決算表
- 報表檢核人員(定期簽一次名)
- 財務長
- 會/社長
- 指導老師
- 社員/幹部 會議報告
正確心態
- 不存僥倖心態
- 公事公辦
- 公私分明
依法行政，按部就班
- 嚴守紀律
- 該怎麼做就怎麼做
- 不要自以為是、拐彎抹腳
如何開源節流
- 嚴守紀律 所有人一起想辦法
:::info
「嚴守 財政紀律，做好 財務管理，擁有 正確心態」
:::
年度計畫
為甚麼要年度計畫
- 社團=小型企業 以永續經營為最大目標 要永續經營當然就要有年度計畫
- 集中所有可用的資源把社團效益發揮到最大
- PDCA
- 共同的目標 不停留 不倒退
要怎麼編計畫?
- 計劃與預算相扣
- 有多少資源做多少事 不要天馬行空亂編
- 「明確清楚」(簡單明瞭 非企劃書)、「可達成」(可行性)、「可衡量」(能否達到當初的預期效益)
- 5W2H
社團招生計畫
- 招生期
- 想辦法招新人加入
- 留人期
- 約變少50%的人
- 寒假是一個重要的時間點
- 傳承期
- 下學期啟動傳承計畫 讓新人願意接幹 帶領社團
短中長程目標
- 一般企業通常:一年、三年、五年
- 社團可以縮減成:半年～一年、一年～兩年、兩年～四年
- 社團的大、中型目標應該要做到什麼樣的程度 所需花費及資源又有哪些?
- 隨時做 滾動式調整 (每隔一段時間檢討 確定是否跟隨計畫 是否做調整)
短中長 vs 年度計畫
- 短中長:針對組織的大目標大方向而定
- 年度計畫:針對提出的大方向 訂定如何執行並達到大目標的中、小事項
- 課程表也算是一種年度計畫
- 不知道怎麼寫:用學校的行事曆做改編
注意事項
- 謹記社團是永續經營 不要抱持著把錢花完的心態
- 總目標、總預算是草案 隨時做變動
- 年度計畫要常改動
- 要有==超標==的企圖心
- ==全部團隊成員==都要清楚且有共識
- 目標是環環相扣的 上下目標越緊密相關 成功達標的機會就越高