(2023/10/11)幹部培訓2 - 如何準備社團評鑑(王忠孝)
社團經營管理
由社團組織內的執行長以PDCA經營社團
PDCA
P - 計畫Plan
活動緣起
D - 執行Do
活動場地勘查 準備活動所需器材 練習並預想活動狀況
C - 檢核Check
審視活動流程 分析各項資料
A - 改善再行動Act
審視後改善
優質的社團經營管理要素
- 組織章程
- 人事制度
- 年度計畫
資料製作的重點技巧
- 一案一卷、萬卷齊發
- 突顯特色 表現績效
- 第三招: 彰明成果 標題分明
- 看懂問題 做好回答準備
- 一切作為有來源
- 會議記錄是關鍵
- 不放無相關的評鑑資料
開會前要開會通知單
會議記錄 每項提案要寫提案人 會議記錄要指導老師簽章 蓋社團章
活動的會議紀錄(含籌備會議 開會通知單等)放在活動裡 與幹部會議分開
通常最多8份幹部會議紀錄 再加4份期初期末大會紀錄
會議照片
每個管理辦法的更改都要記錄年月日 如何通過
章程修訂要做前後對比 標明修改部分
年度活動計畫做個總表
短中長程計畫寫 目標 策略 具體項目 經費 經由管道 達成與否
社團介紹 指導老師介紹...老師對社團的期許:?
幹部的個人資料表 個人特質 興趣專長 願景 想對學弟妹說的話...
社團傳承交接訓練資料
也要寫簽呈
外部活動 訓練營等也可以做為幹部訓練
善用社群軟體的洞察報告做分析
經費來源表(圓餅圖)
經費帳戶與印章分管
在社團辦公室貼財務報表
任何人檢查完帳務後都可以蓋稽核章和簽名
財務公開徵信
估價單 != 收據發票
免用發票買受人 日期記得寫
器材財產卡
器材借用單
社團辦公室平面圖....?????
Q:人數不多 能力不足? A:大概能拿出五個活動績效就夠了 資產方面:經費及產物使用辦法一定要有 日記帳 月報表 期初的預算表 期末的結算表 財產、耗材總清冊做財產卡 每月清點 組織方面:章程在評鑑前能改就改 選舉要選舉紀錄 幹部會議 資料數位化 如果還心有餘力就做點洞察分析
Q:個人資料保留到甚麼程度 A:基於善意使用 以需要程度而定 勿惡意
「加入社團成就非凡 社團是企業的搖籃 多用PDCA」
會用甘特圖 會做會議紀錄